バーチャルオフィスのサービス内容や強みは、運営元によって大きく異なります。数あるバーチャルオフィスの中から最適なものを選ぶには、どこに着目すればよいのでしょうか。バーチャルオフィスの選び方について詳しく解説します。
バーチャルオフィスを選ぶ前に決めておくこと
リモートワークの普及を受け、バーチャルオフィスの数は増え続けています。選択肢が増えるのは望ましいですが、多くのバーチャルオフィスの中から自分にぴったりのオフィスを選ぶのは簡単ではありません。バーチャルオフィスを選ぶ前に決めておくべき項目がいくつかあるので、確認しましょう。
個室や会議室の利用頻度
バーチャルオフィスとは、住所を貸し出すサービスです。住所のある場所に実際には建物がないといったケースも、中には存在します。
取引先や顧客との打ち合わせに会議室を活用しようと思う場合は、そもそもバーチャルオフィスに会議室やレンタルスペースがあるのか確認しなければなりません。
また個室や会議室のあるバーチャルオフィスでも、利用条件や料金はそれぞれ異なります。月あたりの無料利用時間を設定している場合もあれば、回数制限を設けているケースもあります。会議室の広さや予約方法なども、オフィスによってまちまちです。
バーチャルオフィスを選ぶ前に、会議室や個室をどの程度の頻度で使うのか、またどれぐらいの人数で利用するのかという点を想定しておいた方が、スムーズに選べるでしょう。
法人登記を考えているか
バーチャルオフィスは仕事のために住所をレンタルするサービスであり、多くのバーチャルオフィスではその住所を使用して法人登記が可能です。個人事業主が法人化する場合でも、バーチャルオフィスには多くのメリットがあります。
ただし、バーチャルオフィスでは法人登記ができない業種がある点には、留意しなければなりません。人材派遣業や不動産産業などは、国や都道府県からの認可を得るにあたって、実店舗や事務所が存在していることが条件として設定されています。
法人登記を考えているのであれば、そもそも自分の業種がバーチャルオフィスの住所で登記可能かどうか、あらかじめ調べておく必要があるでしょう。
予算や利用期間
バーチャルオフィスを利用すれば、事務所を持たずに事業を始められるため、開業時にかかる事務所代や備品代を大幅に削減できます。
しかし、利用するオプションや人数、サービス内容によっては、料金が高額になってしまう可能性があるでしょう。また、バーチャルオフィスによっては、初期費用や入会費用がかかるケースもあります。
月々のプランも、数千円から数万円までと多様です。初期費用と月額について、ある程度予算を決めておくことで、バーチャルオフィスを選択しやすくなるでしょう。
最低利用期間について条件を設けているバーチャルオフィスも、多々あります。最低利用期間を満たさずに利用を中止すると、キャンセル料などが発生する場合もあるので注意が必要です。バーチャルオフィスを利用する期間を、あらかじめ決めておきましょう。
会社の住所となる拠点
バーチャルオフィスによって、レンタルできる住所は異なります。都心の一等地や海外、各県の県庁所在地など、バーチャルオフィスによってさまざまです。全国展開しているバーチャルオフィスであれば、全国各地の住所を利用することも可能です。
そのため、バーチャルオフィスを選ぶ際には、事業の拠点をどこの住所に置きたいか、あらかじめ決めておきましょう。自分が希望する場所に拠点を持たないバーチャルオフィスもあります。
まずは最低限のポイントをチェック
バーチャルオフィス運営会社は、インターネット上に自社サイトを持っているのが一般的です。各社のWebサイトやネット上の口コミなどから、バーチャルオフィスを選ぶ際に重要なチェックポイントを紹介します。
運営元の実績や信頼性
バーチャルオフィスを選ぶ上で、運営元の信頼性や実績は非常に重要です。バーチャルオフィスは新規参入も多く、今や供給が需要を上回りつつあります。そのため、サービスを終了するバーチャルオフィスも毎年少なからずあるのです。
利用しているバーチャルオフィスがサービスを終了すると、その住所は使えなくなってしまいます。Webサイトや名刺の住所の変更や、取引先や顧客への連絡、役所などへの住所変更の申請といった手間が発生する上、支払った費用が無駄になってしまう可能性もあるでしょう。
そのため、運営が倒産しないだけの資金力や実績があるか、確認することが重要といえます。Webサイトに運営元についての情報が記載されていないバーチャルオフィスは、利用しない方が賢明でしょう。
契約前の審査体制
バーチャルオフィスの利用に際して、一般的には本人確認や資金力などの審査が行われます。このとき、多少の手間がかかったとしても、審査体制がしっかりしているオフィスを選ぶことが重要です。
バーチャルオフィスは、同じ住所をさまざまな企業や事業主が利用するという性質上、同じ住所に誰が登録しているのかが不鮮明です。審査が甘いバーチャルオフィスの場合、架空会社や詐欺まがいの会社が同じ住所に登録され、思わぬトラブルに巻き込まれる可能性があります。
こうしたトラブルを防ぐために、審査体制が厳格なオフィスを選ぶのがおすすめです。
過去にあったトラブルは？
過去にトラブルがあった住所かどうかという点も確認しましょう。過去にトラブルが起きた住所を利用すると、法人口座が作れなかったり、取引先に不安を与えてしまうというデメリットが発生します。
また、トラブルが多発しているオフィスであれば、自社もトラブルに巻き込まれる可能性があるので、利用を避けるべきです。過去にトラブルがあったオフィスや住所は、避けるようにしましょう。
バーチャルオフィスを選ぶポイント
ここまでに紹介したのは、バーチャルオフィスを選ぶ上で最低限のポイントといえます。上記に従っていくつか候補をピックアップしたら、次にその中から利用するバーチャルオフィスをどのように選べばよいのでしょう。ポイントを解説します。
プランやサービスの内容
特に大手のオフィスになると、複数のプランを用意しているのが一般的です。プランは利用人数や利用時間、サービスの内容やサポート体制によって分かれます。一方で、さまざまなサービスをオプションとして提供しているバーチャルオフィスもあるでしょう。
重要なのは、自分が利用したいサポートやサービスを取り扱っているかどうかという点です。会議室の有無や有人での電話代行、荷物の転送サービスなどは、バーチャルオフィスによって差があるので、比較検討しましょう。
他社と比較した強みは？
バーチャルオフィス各社が、それぞれ強みや特徴を持っています。例えば全国・海外に拠点を持つオフィスや、起業サポート・経営コンサルタンティングまで行ってくれるようなオフィスもあるのです。
各社の強みを比較した上で、自分にとって必要な強みを持つバーチャルオフィスを選びましょう。
料金や更新料も重要
バーチャルオフィスによって、料金は大きく異なります。毎月の利用金額は数千円から数万円までさまざまな設定があり、初期費用が無料のオフィスもあれば10万円以上かかってしまうオフィスもあります。
単に安ければいいというものではなく、月額利用料の中にどのようなサービスが含まれているか、また何らかの特典があるのかといった点も含めて比較しなければなりません。初期費用が安くても別途費用を請求されて、かえって料金が高くなるバーチャルオフィスもあります。
また、契約期間を過ぎたら更新する必要がありますが、更新料がかかるバーチャルオフィスもあれば、無料で更新できるバーチャルオフィスもあるのです。
Webサイトだけの比較では、かかる費用を正確に計算するのは難しいため、何社かから見積もりを取ることをおすすめします。
ポイントを押さえて信頼できるオフィスを選ぼう
バーチャルオフィスにはさまざまな種類があり、サービスや事業内容、料金はそれぞれ大きく異なります。
自分に合うバーチャルオフィスを選ぶためには、まずはどのようなサービスを利用したいのか、どれぐらいの期間利用するのかといった条件をはっきりさせることが重要です。そうした条件に合うオフィスを探しましょう。
また、犯罪やトラブルに巻き込まれないためにも、運営元の信頼性や過去の実績なども確認するのがおすすめです。
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