レンタルオフィスの利用を検討しているなら、さまざまな角度から吟味して選ぶことが重要です。比較する際に確かめるポイントを知っておけば、理想のオフィスが見つかるでしょう。失敗しないレンタルオフィスの選び方を紹介します。
レンタルオフィスをネット上で選ぶポイント
レンタルオフィス探しは、公式ホームページや口コミによる調査から始めるのが基本です。まずは、レンタルオフィスをネットで選ぶ際のポイントについて解説します。
立地・都心からのアクセス
レンタルオフィスを選ぶ際は、アクセスが良いかどうかを確認しましょう。駅からの距離だけでなく、最寄り駅までの経路もチェックする必要があります。
特に地方で拠点を構える場合は、都心からでもアクセスしやすい場所を選ぶのがおすすめです。ビジネスで都心に行く機会が多いケースでも、都心からのアクセスが良い地方拠点であれば移動しやすくなります。
レンタルオフィスは立地にも注意しなければなりません。治安が悪そうなエリアにオフィスがあると、従業員や訪問客がオフィスに行きにくくなってしまいます。
オフィスが入っているビルの信頼性も確認しましょう。雑居ビルは数年後に取り壊されてしまう恐れがあります。銀行や大手企業がテナントとして入っているビルがおすすめです。
料金プランや更新料
レンタルオフィスの料金プランで気を付けたいポイントは、オプションです。基本の月額料金が安くても、必要なオプションを付けるとトータルで割高になってしまうケースがあります。
契約期間や更新料にも注意が必要です。レンタルオフィスは賃貸オフィスに比べて初期費用を大幅に抑えられることがメリットですが、短期間のサイクルで高額な更新料が発生すると、長い目で見た場合に高く付く恐れがあります。
契約期間中に退去する可能性がある場合は、違約金についても確認しておきましょう。高額な違約金を請求されることもあるため、事前に金額を把握しておくことが大切です。
セキュリティ
レンタルオフィスは一般的な賃貸オフィスに比べ、人の出入りが多くなる傾向にあります。オフィスの防犯システムや警備員の有無など、物理的なセキュリティリスクへの対策を確認しましょう。
インターネット環境のセキュリティも、チェックしておく必要があります。レンタルオフィスで一般的に導入されている共有Wi-Fiには、不正アクセスのリスクがあるためです。
個別のSSIDと暗号化キーがセットで用意されていれば、利用者のみアクセスできるため安心してインターネットに接続できます。共用Wi-Fiではなく部屋ごとに個別の回線を引いているレンタルオフィスもおすすめです。
運営元の信頼性
レンタルオフィスの運営元を見るときは、実績があるかどうかを確認しましょう。レンタルオフィスの運営実績が乏しい企業だと利益が上がっておらず、突然閉鎖してしまう恐れがあります。
レンタルオフィスのホームページを見れば、運営元の創業年や実績が記載されています。レンタルオフィスの運営期間が長い企業なら、実績面に関しては安心できるでしょう。
申込時の審査内容も、運営元の信頼性を判断するポイントです。審査が甘いと思わぬトラブルが発生することもあり、自社の社会的信用に傷が付きかねません。
口コミ
実際にレンタルオフィスを利用した人の口コミを見れば、公式ホームページに書かれていないことも分かります。リアルな声として、選ぶ際の参考になるでしょう。
ただし、誰が書いたか分からない口コミを全面的に信用するのは危険です。口コミには主観や誤解が混じりやすい特徴がある上、悪意からの投稿もまれにあります。
口コミの内容はあくまでも、参考にする程度にとどめておきましょう。自分自身の考え方にもバイアスをかけず、投稿内容を客観的に見ることが大切です。
レンタルオフィスを現地で選ぶポイント
インターネットを利用して気になるレンタルオフィスを見つけたら、実際に現地へ足を運んで自分の目でも確かめるのがおすすめです。レンタルオフィスを現地で選ぶポイントを見ていきましょう。
受付対応が有人か、質は良いか
有人受付に対応しているレンタルオフィスを利用すれば、訪問者に与える印象が良くなります。来客が多いビジネスを営んでいる場合は、受付対応が有人のレンタルオフィスがおすすめです。
ホームページでは有人受付の有無は分かりますが、受付の質までは判断できません。受付が有人であっても対応が悪い場合は、逆に訪問者へ失礼な印象を与えてしまいます。
実際にレンタルオフィスを現地で確認する際は、受付対応の質もチェックしておきましょう。
個室のタイプや空調設備
レンタルオフィスの部屋タイプは大きく、完全個室と半個室に分けられます。半個室は完全個室より費用を抑えられる反面、天井に隙間があるため、音が漏れやすい点に注意しなければなりません。
電話や会議で話す機会が多い場合は、隣のオフィスに迷惑をかけたり会話の内容が漏れてしまったりする恐れがあります。自社のスペースが静かでも、隣のオフィスから声が漏れてくると、仕事に集中できなくなるかもしれません。
空調の仕組みも確認しておく必要があります。空調設備をフロア全体で使っている場合、オフィスごとの温度調節を行えないため、業務に支障をきたしかねません。
会議室の広さやシェアスペースの有無
会議室があるレンタルオフィスを利用する場合は、実際の広さを確かめておきましょう。収容人数はホームページで分かりますが、実際の広さは自分で確かめた方が確実です。
シェアスペースの様子もチェックするのがおすすめです。事業が縮小して従業員の人数が減った場合、レンタルオフィスからシェアスペースに切り替えれば費用を抑えられます。
同じ建物内にシェアスペースがあれば、住所が変わることもありません。念のためシェアスペースの様子を確認しておけば、事業縮小時に対応できるか判断しやすくなります。
周辺施設や治安
レンタルオフィスを現地で精査する際は、周辺施設もチェックしておきましょう。コンビニ・スーパー・商業施設・銀行・郵便局が近くにあると便利です。
周辺の治安も、実際に現地へ足を運ばなければ分かりません。最寄り駅からオフィスまで徒歩で移動したり周辺を散策したりして、治安を確認しましょう。
時間帯を変えて雰囲気を確かめるのもおすすめです。夜も通勤ルートが街灯で明るくなれば、女性の従業員も安心して帰路に就けます。
レンタルオフィス選びで注意すること
事業のニーズに合ったレンタルオフィスを選ぶには、注意点も押さえておく必要があります。紹介するポイントをビジネスの状況と照らし合わせて、レンタルオフィス選びに役立てましょう。
他の利用者も重要
レンタルオフィスは基本的に同じ建物を複数の事業者が利用するため、さまざまな業種が入り混じる可能性があります。
周囲のオフィスの業種が自社の訪問客に不安を与えないか、事前に確かめておくとよいでしょう。他の利用者が営業や勧誘に来たり、態度に問題があったりするなどのパターンもあります。
シェアオフィスを利用する場合は、不特定多数の人が出入りする点に注意が必要です。オープンな環境で仕事をすることになるため、持ち物や機密情報は厳重に取り扱いましょう。
ただし、このようなリスクがある反面、レンタルオフィスは異業種間交流が生まれやすい環境でもあります。他の利用者と上手に付き合えば、ビジネスチャンスが生まれることもあるでしょう。
転居が多い場合は全国展開しているオフィスが便利
一定期間ごとに拠点が変わるようなビジネスに取り組んでいる場合は、全国展開しているレンタルオフィスを選ぶのがおすすめです。
あるエリアで一度契約すれば、場所が変わっても転居先のオフィスをそのまま使えるケースがあります。契約を結び直す必要がなければ、拠点を移すときに手間がかかりません。
まずは全国展開しているオフィスに絞って探し、転居時にどのような対応をしてもらえるのかを確認するとよいでしょう。
適切なオフィスの利用で仕事の質を向上させる
レンタルオフィスの選び方で迷う場合は、比較する基準を定めることが大切です。立地・料金・セキュリティや実際に利用した人の口コミなど、まずはネットで拾える情報をチェックしましょう。
気になるレンタルオフィスが見つかったら、実際に現地でオフィスや周辺環境を調査するのがおすすめです。さまざまな角度から確認し、利用しやすいオフィスを見つけましょう。
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